La rubrique « Foire aux questions (FAQ) » contient les réponses à une série de questions que le personnel des établissements financiers est susceptible de se poser concernant les fonctions Internet de l'Aide financière aux études.
On y traite :
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du mot
de passe;
- des formulaires électroniques;
- du dossier étudiant
Internet (DEI);
- de l'accès aux
fonctions Internet.
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Attention!
Pour rechercher un mot ou une expression à l'intérieur de la rubrique « Foire aux questions (FAQ) », cliquez d'abord sur « Édition » dans la barre de menus puis sur « Rechercher », ou appuyez simultanément sur la touche de contrôle et la touche F. |
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1.
Mot de passe
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Est-il nécessaire d'avoir un mot de passe pour accéder aux fonctions Internet de l'Aide financière aux études?
Oui. En toutes circonstances, il vous faut un mot de passe pour avoir accès aux fonctions Internet de l'Aide financière aux études.
Si vous n'avez pas de mot de passe, contactez votre administrateur local qui a pour mandat d’attribuer un mot de passe et un code d’utilisateur aux personnes qui utilisent les fonctions Internet pour la première fois. Votre mot de passe doit être composé de huit à trente caractères alphanumériques. Il doit contenir au moins une lettre majuscule et une lettre minuscule ainsi qu’au moins un chiffre (ex. : Xx6070809, 33Pommes ou ABC2xy20). Il ne doit contenir aucun signe diacritique (accents aigu, grave ou circonflexe, cédille ou tréma), typographique ou de ponctuation (accent, espace, point, etc.).
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- Que faire quand on a perdu ou oublié son mot de passe?
Contactez votre administrateur local, qui vous attribuera un nouveau mot de passe.
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Un mot de
passe peut-il être modifié?
Oui. Vous pouvez changer votre mot de passe aussi souvent que vous le désirez. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet «Modifier votre mot de passe» dans la section «Identification». Suivez ensuite les instructions. Nous vous recommandons de remplacer votre mot de passe périodiquement afin d'éviter qu'il soit connu d'autres personnes. Vous devrez le modifier tous les 42 jours.
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2. Formulaires électroniques
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Un message signale qu'il y a des renseignements incorrects. Faut-il tous les corriger pour pouvoir continuer?
En principe oui. Le formulaire électronique s'adapte à votre situation au fur et à mesure que vous fournissez des renseignements. Ainsi, tous les renseignements que vous inscrivez sont soumis à une validation quand vous terminez une section et que vous cliquez sur « Page suivante ». Si des renseignements sont incorrects ou absents, vous verrez apparaître un message d'erreur à l'écran. Vous devez impérativement apporter les corrections demandées lorsque le message est suivi d'un astérisque (*), sans quoi vous ne pourrez passer à la section suivante.
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Que
faire pour obtenir de l'aide?
Vous pouvez cliquer
sur l'onglet « Aide ? » . Vous pouvez trouver des réponses à plusieurs de vos questions dans les courts messages d'aide rédigés pour la plupart des renseignements demandés. Vous pouvez aussi consulter le Guide de formation : Fonction Internet concernant les établissements financiers disponible sur l'ExtrAFE - Établissements financiers.
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Y a-t-il un délai d'inactivité?
60 minutes. Après un délai d'inactivité de 60 minutes, la connexion est interrompue.
Si vous consultez le dossier de l'emprunteur et qu'il s'écoule plus de 60 minutes avant que vous changiez de page, la connexion sera interrompue.
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3. Dossier étudiant Internet (DEI)
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Qui peut consulter le dossier d'un étudiant par Internet (DEI)?
Toutes les personnes
concernées par le dossier. L'étudiante ou l'étudiant peut consulter son dossier par Internet en tout temps.
Les parents, la répondante ou le répondant, la conjointe ou le conjoint, peuvent également consulter leur propre dossier par Internet.
Le personnel du bureau d'aide financière de l'établissement d'enseignement que fréquente l'étudiante ou l'étudiant ou de l’institution financière de l’emprunteuse ou de l'emprunteur ont également un accès partiel au dossier.
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Comment se présente
le dossier Internet?
Le dossier comprend
un ensemble de rubriques. Les renseignements sont répartis entre ces rubriques (« Documents reçus », « Aide versée », « Prêt temps plein », etc.), auxquelles vous pouvez accéder en cliquant sur un onglet.
Seules les rubriques qui concernent la personne qui consulte le dossier lui sont accessibles. À titre d'exemple, la rubrique traitant du programme de remboursement différé n'est pas accessible si la personne n'a pas fait de demande dans le cadre de ce programme.
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Peut-on
consulter les renseignements des années précédentes?
Oui. Pour certaines rubriques, par exemple celle de l’aide versée, vous pouvez consulter les renseignements de l'année d'attribution en cours (du 1er septembre au 31 août) et ceux des deux années précédentes.
Pour d’autres rubriques, par exemple celle du prêt à temps plein, vous avez accès à toutes les informations sans la limite indiquée ci-dessus.
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4. Accès aux services Internet
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Les fonctions Internet de l'Aide financière aux études sont-elles accessibles le soir et la fin de semaine?
Oui. Vous avez accès aux fonctions Internet de l'Aide financière aux études à toute heure du jour, sept jours sur sept, sauf le mercredi de 18 h à 23 h et le le dimanche de 6 h à 12 h. C'est à ce moment que nous procédons à l'entretien des systèmes informatiques.
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Doit-on utiliser
un fureteur en particulier?
Les fureteurs Microsoft Edge et Chrome fonctionnent tous les deux pour le système Contact.
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Quel type de micro-ordinateur
doit-on utiliser?
Le système Contact requiert :
- Microsoft Windows, version 10 ou supérieure, avec Microsoft Edge ou Google Chrome;
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Java Runtime Environnement (JRE), version 1.8 mise à jour 281 ou supérieure.
Il est préférable de travailler en affichage plein écran, avec une résolution de 1024 x 768 pixels.
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Peut-on
imprimer un formulaire électronique ou un dossier?
Oui. Vous pouvez facilement imprimer une page d'un formulaire ou du dossier étudiant Internet (DEI) en cliquant sur l'icône prévue à cet effet.
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La confidentialité des
renseignements est-elle assurée?
Oui. La confidentialité des renseignements est assurée par le chiffrement. C'est une opération par laquelle on substitue à un texte clair un texte inintelligible. Le texte devient alors incompréhensible pour une personne qui ne possède pas la clé lui permettant de le ramener à sa forme initiale. Le chiffrement se fait au cours du transfert des renseignements de votre micro-ordinateur au serveur de l'Aide financière aux études.
Voici deux conseils précieux pour assurer la confidentialité des renseignements. D'abord, ne divulguez jamais votre mot de passe : il est strictement personnel. Ensuite, ne laissez jamais votre ordinateur sans surveillance. Il vaut mieux suspendre la session de travail si vous devez vous absenter. Ainsi, personne ne prendra connaissance des renseignements confidentiels que votre ordinateur contient ni ne les modifiera.
Signalons qu'il peut rester quelques renseignements dans la mémoire cache du micro-ordinateur que vous avez utilisé. La mémoire cache sert à stocker temporairement les données les plus couramment utilisées pour faire économiser du temps à l'utilisateur.
Aussi, lorsque vous avez utilisé un micro-ordinateur servant à d'autres personnes, il est recommandé de fermer toutes les fenêtres du fureteur une fois votre session terminée, et d'effacer le contenu de la mémoire cache, les fichiers temporaires et l'historique.
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